Condiciones de encargo de tratamiento
Versión 2026-10-28-v3 · 28 de octubre de 2026
Cláusulas marco para proyectos en los que Agenciona trata datos personales siguiendo instrucciones del cliente. Deben acompañarse de la ficha específica aceptada del proyecto.
1. Activación y ficha del tratamiento
La empresa cliente será responsable del tratamiento y Agenciona actuará como encargada únicamente para las operaciones encomendadas. Este marco no autoriza por sí solo a subir cualquier dato. Antes de acceder a datos reales se debe identificar en el contrato o anexo: partes y contactos, servicio y sistemas, finalidad y operaciones, duración, personas afectadas, categorías de datos, ubicación, medidas de seguridad, subencargados y mecanismo de devolución o supresión.
La ficha debe recoger las instrucciones y restricciones reales del proyecto. No se incluirán categorías especiales, datos penales, menores o tratamientos de alto riesgo sin valorar específicamente su necesidad, licitud y medidas. Si cambia el tratamiento, se acuerda y registra la actualización antes de ejecutarlo.
2. Instrucciones y usos permitidos
Agenciona utilizará los datos solo para el servicio definido y siguiendo instrucciones documentadas, también para transferencias. No los venderá, combinará para fines propios ni utilizará para publicidad o entrenamiento propio. Si una instrucción parece contraria a la normativa, lo comunicará antes de seguirla. Si una norma obliga a un tratamiento adicional, informará salvo prohibición legal.
El cliente determina y documenta la base jurídica, el deber de informar y la legitimación de los datos que encomienda. Facilitará instrucciones lícitas y colaborará en las comprobaciones. Este reparto no elimina las obligaciones propias de Agenciona como encargada.
3. Personas autorizadas y seguridad
Se limitará el acceso a personas que lo necesiten, sujetas a confidencialidad y con instrucciones de seguridad. La ficha concretará las medidas proporcionales al riesgo: control de acceso y permisos, autenticación, protección de comunicaciones y almacenamiento, separación de clientes, gestión de secretos, copias y recuperación, trazabilidad y revisión de accesos.
Se evitarán cuentas compartidas y datos de producción en entornos de prueba cuando no sean necesarios. Se documentarán la evaluación y las revisiones de las medidas. No se prometen certificaciones, cifrado de extremo a extremo o garantías técnicas que no estén efectivamente disponibles.
4. Subencargados y transferencias
La ficha incluirá los subencargados necesarios, su función, ubicación y garantías. Se requiere autorización escrita del cliente, específica o general según se pacte. Con autorización general se notificará cualquier alta o sustitución con antelación suficiente para formular una objeción fundada; no se inicia el nuevo tratamiento hasta resolverla o acordar una alternativa.
Agenciona impondrá al subencargado obligaciones equivalentes y seguirá respondiendo ante el cliente por su ejecución en los términos legales. No realizará transferencias fuera del EEE sin instrucciones y mecanismo válido. La publicación de un listado no sustituye la autorización que corresponda.
5. Derechos, incidentes y cooperación
Si Agenciona recibe una solicitud de derechos sobre datos encomendados, la remitirá sin demora al contacto del cliente y le ayudará a atenderla; no responderá en su nombre sin autorización. Prestará la asistencia razonable necesaria para seguridad, evaluaciones de impacto y consultas a autoridades según el tratamiento.
Una brecha que afecte al encargo se comunicará al cliente sin demora indebida desde su conocimiento, con la información disponible: hechos, datos y afectados, efectos previsibles, medidas y contacto de seguimiento. Se ampliará la información si inicialmente es incompleta. No se esperará a agotar el plazo del responsable para avisarle.
6. Finalización y comprobación
Al terminar, el cliente elegirá la devolución o supresión en los términos y formatos de la ficha, incluyendo las copias, salvo conservación legal. Se fijará un calendario de purga de copias técnicas que impida uso ordinario de los datos; durante ese periodo se mantendrán protegidos. Los justificantes de cumplimiento se conservarán limitados a lo necesario.
Agenciona facilitará la información necesaria para demostrar el cumplimiento y las comprobaciones o auditorías pertinentes, con medidas que protejan secretos y datos de otros clientes. No se usará la confidencialidad como excusa para impedir las verificaciones legalmente exigibles. El precio y organización de asistencia extraordinaria podrán pactarse sin frustrar derechos u obligaciones.